DCC คืออะไร หน้าที่ของ Document Controller

ข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย โปรดตรวจสอบข้อความฉบับเต็มของมาตรฐานและขั้นตอนควบคุมเอกสารขององค์กรท่าน หรือปรึกษาที่ปรึกษาระบบคุณภาพก่อนนำไปใช้

ในองค์กรที่ทำระบบ ISO 9001 แทบทุกแห่งจะมีคนหนึ่งคนหรือทีมเล็ก ๆ ที่ทุกฝ่ายต้องเดินมาหาเมื่อจะออกเอกสารใหม่ ขอแก้ WI หรือหาแบบฟอร์มฉบับล่าสุด คนกลุ่มนี้เรียกกันว่า DCC บางที่เรียกว่า Document Controller หรือเจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสาร

งานนี้มักถูกมองว่าเป็นงานธุรการ แต่ในวันที่ผู้ตรวจประเมินเดินเข้ามาตรวจที่หน้างาน DCC คือคนที่ต้องตอบได้ว่าเอกสารทุกฉบับอยู่ที่ไหน ฉบับไหนใช้อยู่ และฉบับเก่าหายไปไหน บทความนี้อธิบายว่างาน DCC ทำอะไรบ้าง ต้องมีทักษะแบบไหน และมักพลาดตรงไหน

DCC คืออะไร

DCC ย่อมาจาก Document Control Center หมายถึงหน่วยงานหรือบุคคลที่ดูแลการควบคุมเอกสารของระบบบริหารคุณภาพ ตามข้อกำหนด ISO 9001 ข้อ 7.5 (อ้างอิงเลขข้อตามโครงสร้างของ ISO 9001:2015) เรื่องข้อมูลที่เป็นเอกสาร (Documented Information) ซึ่งสรุปไว้ในบทความ Document Control ตาม ISO 9001 ข้อ 7.5

มาตรฐานไม่ได้บังคับว่าต้องมีตำแหน่งชื่อ DCC แต่บังคับว่าเอกสารต้องถูกควบคุม องค์กรส่วนใหญ่จึงตั้งผู้รับผิดชอบกลางขึ้นมา ส่วนใหญ่อยู่ใต้ฝ่ายประกันคุณภาพ (QA) หรือรายงานตรงต่อผู้แทนฝ่ายบริหารด้านคุณภาพ (QMR) องค์กรขนาดใหญ่อาจมี DCC ประจำแต่ละฝ่าย (Sub-DCC) ช่วยประสานอีกชั้นหนึ่ง

หน้าที่ประจำวันของ DCC

งานของ DCC วนอยู่กับวงจรชีวิตของเอกสาร ตั้งแต่เกิดจนถูกยกเลิก

1. รับคำขอ ออกเอกสารใหม่ แก้ไข หรือยกเลิก และตรวจว่ากรอกข้อมูลครบ
2. ตรวจรูปแบบ ว่าเอกสารใช้แบบฟอร์มมาตรฐาน มีหัวกระดาษ รหัส และฉบับแก้ไขถูกต้อง
3. ส่งทบทวนและอนุมัติ ตามสายอนุมัติที่กำหนด แล้วติดตามจนได้ลายเซ็นครบ
4. ประกาศใช้ ลงทะเบียนใน Master List และกำหนดวันที่มีผลบังคับใช้
5. แจกจ่าย สำเนาควบคุมไปยังจุดใช้งาน และบันทึกการรับ
6. เก็บคืนฉบับเก่า และชี้บ่งเอกสารยกเลิก
7. จัดเก็บและสำรองข้อมูล ต้นฉบับและบันทึกตามอายุการเก็บ
8. เตรียมข้อมูลรับการตรวจ ทั้งการตรวจติดตามภายใน (Internal Audit) และการตรวจจากหน่วยรับรอง

นอกจากนี้ DCC มักเป็นคนแรกที่รู้ว่าเอกสารไหนไม่มีใครทบทวนมานาน จึงควรแจ้งเจ้าของเอกสารให้ทบทวนตามรอบที่กำหนด เช่น ปีละครั้ง

การตั้งรหัสเอกสาร (Document Numbering)

รหัสเอกสารที่ดีทำให้คนอ่านรู้ทันทีว่าเป็นเอกสารประเภทไหน ของฝ่ายใด โครงสร้างที่ใช้กันแพร่หลายคือ ประเภท-ฝ่าย-ลำดับ

รหัสประเภท	ความหมาย	ตัวอย่าง
QM	คู่มือคุณภาพ (Quality Manual)	QM-QA-001
QP	ขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Procedure)	QP-PD-003
WI	วิธีการทำงาน (Work Instruction)	WI-PD-015
FM	แบบฟอร์ม (Form)	FM-QC-022
SD	เอกสารสนับสนุน (Supporting Document)	SD-EN-004

ข้อควรระวังคือห้ามนำเลขที่ถูกยกเลิกกลับมาใช้ซ้ำกับเอกสารเรื่องอื่น เพราะบันทึกเก่าที่อ้างถึงเลขนั้นจะสับสน ฉบับแก้ไขควรแยกจากรหัส เช่น QP-PD-003 Rev.04 แทนการเปลี่ยนรหัสใหม่ทุกครั้งที่แก้

Master List และการแจกจ่าย

บัญชีรายชื่อเอกสารควบคุม (Master List)

Master List คือทะเบียนกลางที่บอกว่าองค์กรมีเอกสารอะไรบ้าง ฉบับแก้ไขล่าสุดคืออะไร มีผลวันไหน และใครเป็นเจ้าของ คอลัมน์ขั้นต่ำที่ควรมีคือ รหัส ชื่อเอกสาร ฉบับแก้ไข วันที่มีผล ฝ่ายเจ้าของ และสถานะ (ใช้งาน หรือ ยกเลิก)

ผู้ตรวจมักใช้ Master List เป็นจุดเริ่ม แล้วสุ่มไปดูของจริงที่หน้างาน ถ้าทะเบียนไม่ตรงกับของจริงแม้แต่ฉบับเดียว ก็เป็น finding ได้แล้ว

ทะเบียนการแจกจ่าย (Distribution Register)

ทุกครั้งที่ส่งสำเนาควบคุมไปยังจุดใช้งาน ต้องบันทึกว่าสำเนาหมายเลขอะไร ไปที่ไหน ใครรับ วันที่เท่าไร เมื่อมีฉบับใหม่ ทะเบียนนี้คือรายการที่ DCC ใช้ตามเก็บฉบับเก่าคืน

ใบขอแก้ไขเอกสาร (DAR) ทำงานอย่างไร

ใบขอดำเนินการด้านเอกสาร (Document Action Request: DAR) บางที่เรียก DCR (Document Change Request) เป็นประตูเดียวที่เอกสารจะเปลี่ยนแปลงได้ ข้อมูลที่ควรมีในใบ DAR ได้แก่

• ประเภทคำขอ: ออกใหม่ แก้ไข หรือยกเลิก
• รหัสและชื่อเอกสาร ฉบับแก้ไขเดิม
• เหตุผลของการเปลี่ยนแปลง เช่น ผลจาก CAPA ลูกค้าเปลี่ยนสเปก หรือปรับปรุงกระบวนการ
• สรุปสิ่งที่เปลี่ยน เพื่อให้ผู้อนุมัติและผู้ใช้งานเห็นความต่างทันที
• ผลกระทบต่อเอกสารอื่น และความจำเป็นต้องอบรมพนักงาน
• ลายเซ็นผู้ขอ ผู้ทบทวน และผู้อนุมัติ พร้อมวันที่

จุดที่ทำให้งานล่าช้ามักไม่ใช่การเขียนเอกสาร แต่เป็นช่วงรอลายเซ็น ใบ DAR ที่ค้างอยู่บนโต๊ะผู้จัดการเป็นสัปดาห์ทำให้หน้างานยังใช้วิธีเก่าต่อไป DCC จึงควรมีรายการติดตามว่าคำขอแต่ละใบอยู่ขั้นไหน

ทักษะที่ DCC ต้องมี

• ละเอียดและเป็นระบบ ตัวเลขฉบับแก้ไขผิดหลักเดียวก็ทำให้ทะเบียนไม่ตรง
• เข้าใจข้อกำหนด ISO 9001 ข้อ 7.5 และข้อกำหนดของลูกค้า เพื่อตอบผู้ตรวจได้ด้วยตัวเอง
• สื่อสารและตามงานเป็น ต้องตามลายเซ็นจากผู้จัดการหลายฝ่ายโดยไม่ทำให้เสียความสัมพันธ์
• ใช้เครื่องมือดิจิทัลคล่อง ทั้ง Excel ระบบแชร์ไฟล์ และระบบจัดการเอกสาร
• รักษาความลับ เอกสารบางประเภท เช่น สูตรการผลิตหรือแบบงานของลูกค้า ต้องจำกัดผู้เข้าถึง

ความผิดพลาดที่พบบ่อยในงาน DCC

1. Master List ไม่อัปเดต ประกาศใช้ฉบับใหม่แล้วแต่ลืมแก้ทะเบียน
2. เก็บฉบับเก่าคืนไม่ครบ ทำให้หน้างานมีเอกสารสองฉบับวางคู่กัน
3. มีสำเนาเถื่อน พนักงานถ่ายเอกสารเองหรือพิมพ์จากไฟล์ในเครื่องส่วนตัว
4. ข้ามขั้นตอนอนุมัติ แก้ด้วยปากกาบนเอกสารหน้างานโดยไม่มี DAR
5. ไม่ควบคุมเอกสารจากภายนอก แบบงานลูกค้าเปลี่ยนแล้วแต่หน้างานยังใช้ฉบับเดิม
6. ไฟล์ต้นฉบับถูกเขียนทับ หาไม่ได้ว่าฉบับก่อนหน้าเขียนไว้อย่างไร
7. ไม่แจ้งหรืออบรม เมื่อเอกสารเปลี่ยน พนักงานไม่รู้ว่าวิธีทำงานเปลี่ยนไป

ปัญหาหลายข้อเกิดจากการทำงานด้วยแฟ้มกับ Excel ที่ต้องอาศัยความจำของคน เมื่อเอกสารเพิ่มขึ้นจึงเริ่มหลุด ถ้ากำลังชั่งใจเรื่องนี้ อ่านต่อได้ที่ Excel กับระบบ DCC ต่างกันอย่างไร

เครื่องมือที่ช่วยงาน DCC

งานของ DCC จะเบาลงมากเมื่อทะเบียน การอนุมัติ และการยกเลิกฉบับเก่าเชื่อมกันเป็นขั้นตอนเดียว แทนที่จะต้องอัปเดตสามที่ด้วยมือทุกครั้ง

Docordia เป็นระบบควบคุมเอกสาร (DCC) และระบบบริหารคุณภาพบนเว็บเบราว์เซอร์ รองรับไทยและอังกฤษ ออกเอกสารพร้อมรันเลข มีใบขอแก้ไขเอกสาร (DAR) ออกแบบเส้นทางอนุมัติและทดลองเดินก่อนใช้จริงได้ ผู้อนุมัติกดอนุมัติ ส่งกลับ หรือพักเรื่อง โดยบันทึกเหตุผลไว้ กระดานติดตามงานแสดงว่าเอกสารค้างอยู่ที่ใคร เมื่ออนุมัติขั้นสุดท้าย ฉบับใหม่มีผลและฉบับเก่าเปลี่ยนเป็นยกเลิกโดยอัตโนมัติ พร้อมมอบหมายการอ่านหรืออบรมให้ผู้เกี่ยวข้อง