Docordia by KP Soft Tech
ระบบควบคุมเอกสาร (DCC) และ QMS
เอกสารทุกฉบับ มีเจ้าของ มีเส้นทาง และมีหลักฐาน
Docordia ช่วยฝ่ายควบคุมเอกสาร (DCC) และผู้แทนฝ่ายบริหารด้านคุณภาพ (QMR) ออกเอกสาร อนุมัติ แจกจ่าย และเก็บหลักฐานของแต่ละขั้นตอนไว้ในที่เดียว ต่อยอดถึงงาน NCR และ CAPA ใช้งานผ่านเว็บเบราว์เซอร์ หน้าจอรองรับภาษาไทยและอังกฤษ
งานเอกสารคุณภาพยังพึ่งแฟ้ม โฟลเดอร์แชร์ และอีเมลอย ู่หรือเปล่า?
ปัญหาที่ฝ่าย DCC และ QMR เจอบ่อยที่สุดเมื่อเอกสารยังกระจายอยู่หลายที่
ใช้ฉบับที่ยกเลิกแล้ว โดน NC
หน้างานหยิบแบบฟอร์มหรือขั้นตอนปฏิบัติงานฉบับเก่ามาใช้ แล้วโดนผู้ตรวจออก NC
อนุมัติค้าง ไม่รู้อยู่ที่ใคร
การอนุมัติวิ่งผ่านอีเมลและกระดาษ ต้องโทรตามทุกครั้ง
เลขที่เอกสารซ้ำ ข้าม ไม่ตรงกัน
ออกเลขด้วยมือหรือจาก Excel รูปแบบไม่ตรงกันระหว่างฝ่าย
ผู้ตรวจถาม แต่ไม่มีหลักฐาน
ไม่มีบันทึกว่าใครเปิด ดาวน์โหลด หรือพิมพ์เ อกสาร
ข้อบกพร่องไม่ผูกกับเอกสาร
NCR, CAPA และผลตรวจติดตามภายในกระจายอยู่หลายไฟล์ ไม่ผูกกับเอกสารที่ต้องแก้
PDPA ยังไม่มีคำตอบ
เอกสารและแบบฟอร์มมีข้อมูลส่วนบุคคล แต่ยังไม่มีวิธีจัดการตาม PDPA ที่ชัดเจน
โมดูลของ Docordia
แบ่งเป็นงานควบคุมเอกสาร งานคุณภาพ และความปลอดภัย ทุกแพ็กเกจได้ทุกโมดูล รายการที่มีป้าย "อยู่ระหว่างพัฒนา" ยังไม่เปิดให้ใช้งาน
ควบคุมเอกสาร (DCC)
ออกเอกสารใหม่ + เลขที่อัตโนมัติ
ออกเอกสารผ่านตัวช่วยทีละขั้น ระบบจองเลขที่ให้ไม่ซ้ำ
ควบคุมฉบับ (revision control)
ทุกฉบับมีประวัติ เทียบความต่างได้ ไฟล์ที่ออกแล้วแก้ทับไม่ได้
ฉบับใหม่มีผลเมื่ออนุมัติขั้นสุดท้าย
ระหว่างรออนุมัติ ฉบับเดิมยังใช้ได้ ฉบับเดิมเป็น "ยกเลิกใช้" เมื่อฉบับใหม่ผ่านอนุมัติแล้ว
ออกแบบเส้นทางอนุมัติ (workflow designer)
ลากวางเส้นทางอนุมัติเอง ทดลองวิ่งก่อนใช้จริง เผยแพร่เป็นเวอร์ชัน
คิวอนุมัติ กล่องงาน และมอบหมายแทน
งานอนุมัติเข้าคิวของคนที่ต้องตัดสินใจ มอบหมายแทนได้เมื่อไม่อยู่
แจกจ่ายเอกสารและติดตามการรับทราบ
ส่งเอกสารที่อนุมัติแล้วถึงผู้เกี่ยวข้อง และดูได้ว่ารับทราบแล้วหรือยัง
รับทราบรายบุคคล + รายชื่อแจกจ่าย
บันทึกการรับทราบรายคน ตั้งรายชื่อแจกจ่ายและระยะเวลารับทราบเองได้
ค้นหาเอกสาร
ค้นด้วยคำค้นและตัวกรองหลายชั้น บันทึกชุดค้นหาไว้ใช้ซ้ำ
กระดานติดตามและ SLA
เห็นทันทีว่างานค้างที่ใคร นานเท่าไร เสี่ยงเกินกำหนดหรือไม่
ยกระดับงานค้างอัตโนมัติ
ตั้งกฎให้ระบบแจ้งเตือนและยกระดับงานอนุมัติเอกสาร การรับทราบ DAR และการทบทวนตามรอบที่ค้างเกินกำหนด
ทบทวนเอกสารตามรอบ
ระบบเตือนเจ้าของเอกสารเมื่อถึงรอบทบทวน
ใบขอดำเนินการเอกสาร (DAR)
ขอออก แก้ไข หรือยกเลิกเอกสารผ่านแบบฟอร์มที่มีผู้อนุมัติ
ลายน้ำบนไฟล์ PDF
ฝังลายน้ำลงในไฟล์ PDF ตอนดาวน์โหลดหรือพิมพ์
บันทึกการดาวน์โหลดและพิมพ์
ทุกการดาวน์โหลดและพิมพ์ถูกบันทึกว่าใคร เมื่อไร
แดชบอร์ด
สรุปงานค้างของฉันและภาพรวมเอกสารจากข้อมูลจริง
รายงานและตั้งเวลาส่งอีเมล
สร้างรายงานเองแบบ 6 ขั้น ตั้งเวลารันและส่งอีเมลอัตโนมัติ
ข้อมูลหลักขององค์กร
ผังองค์กร ตู้เอกสาร ประเภท ตัวแปร และปฏิทินวันทำการ อยู่ในที่เดียว
Smart Controls (กฎตรวจสอบอัตโนมัติ)
กฎที่ตั้งค่าได้ช่วยจับเอกสารซ้ำ ข้อมูลไม่ครบ และข้อมูลส่วนบุคคล
ความปลอดภัยและ PDPA
สิทธิ์ 4 ชั้น (RBAC)
กำหนดได้ว่าใครเห็นและทำอะไร ถึงระดับตู้เอกสารและประเภทเอกสาร
บันทึกการใช้งานที่แก้หรือลบไม่ได้
ทุกการเปลี่ยนแปลงและทุกการเข้าถึงข้อมูลอ่อนไหวถูกบันทึก ไม่มีปุ่มแก้หรือลบ
PDPA ในตัวระบบ
บันทึกความยินยอม คิวคำขอใช้สิทธิ (DSAR) นโยบายเก็บรักษาและทำลาย และระงับการทำลาย (legal hold)
- อยู่ระหว่างพัฒนา
ยืนยันตัวตน 2 ขั้น (TOTP)
ใช้รหัสจากแอป authenticator เพิ่มจากรหัสผ่าน
แยกข้อมูลระหว่างองค์กร
ข้อมูลแต่ละองค์กรแยกขาด ตรวจพิสูจน์ด้วยชุดทดสอบข้ามองค์กร
ป้องกันระดับเว็บแอป
security headers จำกัดอัตราการเรียกใช้ และป้องกัน CSRF
สำรองและซ้อมกู้คืน
มีขั้นตอนสำรองข้อมูลที่ซ้อมกู้คืนจริงแล้ว
ยกเลิกไฟล์แนบในบันทึกคุณภาพพร้อมเหตุผล
ไฟล์แนบที่ผิดพลาดถูกยกเลิกพร้อมเหตุผล ไม่ถูกลบหาย
ระบบบริหารคุณภาพ (QMS)
ศูนย์งานคุณภาพ + งานของฉัน
NCR, CAPA และข้อตรวจพบอยู่บนโครงเดียวกัน และรวมงานที่ต้องทำไว้ที่เดียว
NCR + การกักกัน + MRB
บันทึกสิ่งไม่เป็นไปตามข้อกำหนด กักกัน และตัดสินผ่านคณะ MRB
Concession / Deviation
ขอผ่อนผันหรือเบี่ยงเบนอย่างมีผู้อนุมัติและบันทึก
CAPA / 8D
แก้ไขและป้องกันปัญหาแบบมีขั้นตอน ตั้งแต่หาสาเหตุจนตรวจประสิทธิผล
- อยู่ระหว่างพัฒนา
รายงานและแดชบอร์ดคุณภาพ
ภาพรวม NCR/CAPA และนโยบายเก็บรักษาบันทึกคุณภาพ
- อยู่ระหว่างพัฒนา
ตรวจติดตามภายใน (Internal Audit)
วางแผนการตรวจตามความเสี่ยง ตรวจ บันทึกข้อตรวจพบ และปิดรายงาน
ทะเบียนบุคคลและข้อกำหนดการฝึกอบรม
ระบุว่าตำแหน่งหรือบุคคลไหนต้องผ่านการฝึกอบรมอะไร
Skill matrix + แผนฝึกอบรมประจำปี
เห็นช่องว่างทักษะทั้งองค์กร และทำแผนฝึกอบรมประจำปีจากช่องว่างนั้น
หลักสูตร รอบอบรม การเข้าร่วม และใบรับรอง
จัดรอบอบรม เช็กชื่อ บันทึกผล และออกใบรับรอง
อบรมเมื่อเอกสารเปลี่ยน
เมื่อฉบับใหม่มีผล ระบบมอบหมายให้ผู้เกี่ยวข้องอ่านหรืออบรม และผูกกับการรับทราบ
- อยู่ระหว่างพัฒนา
ข้อสอบ
สร้างข้อสอบวัดผลหลังอบรม
- อยู่ระหว่างพัฒนา
คุณสมบัติบุคคล + กลุ่มผู้ตรวจภายใน
บันทึกคุณสมบัติของบุคคลพร้อมวันหมดอายุ และใช้คัดผู้ตรวจภายใน
- อยู่ระหว่างพัฒนา
เตือนและยกระดับงานอบรมค้าง
เตือนผู้ที่ยังไม่อบรมตามกำหนดและยกระดับถึงหัวหน้า
- อยู่ระหว่างพัฒนา
OJT และประเมินประสิทธิผลการอบรม
ลงนามรับรอง OJT และประเมินว่าอบรมแล้วได้ผล
- อยู่ระหว่างพัฒนา
อบรมเมื่อย้ายตำแหน่ง
เมื่อคนย้ายตำแห น่ง ระบบมอบหมายเรื่องที่ต้องรู้ใหม่
- อยู่ระหว่างพัฒนา
บริหารผู้ขาย (ASL, ประเมิน, SCAR)
ทะเบียนผู้ขายและรายชื่อที่อนุมัติ ใบรับรองผู้ขาย การประเมินตามรอบ SCAR การตรวจประเมิน และรายงานผู้ขาย
จากปัญหาคุณภาพ ถึงเอกสารฉบับใหม่และการอบรม
เอกสารกับงานคุณภาพเชื่อมกันในระบบเดียว ไม่ต้องตามงานข้ามไฟล์
- 1
NCR และการกักกัน
บันทึกสิ่งไม่เป็นไปตามข้อกำหนด กักกันของเสีย และตัดสินผ่านคณะ MRB
- 2
CAPA / 8D
วิเคราะห์สาเหตุ กำหนดมาตรการป้องกัน และตรวจประสิทธิผล
- 3
คำขอแก้เอกสาร (DAR)
ส่งต่อจาก CAPA เป็นคำขอแก้ขั้นตอนปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้อง
- 4
ฉบับใหม่มีผล
ฉบับใหม่มีผลเมื่ออนุมัติขั้นสุดท้าย ฉบับเดิมเปลี่ยนเป็นยกเลิกใช้
- 5
มอบหมายการอบรม
ระบบมอบหมายการอ่านหรืออบรมให้ผู้เกี่ยวข้องเมื่อฉบับใหม่มีผล
ทำไมต้อง Docordia
ฉบับที่ใช้อยู่ชัดเจนเสมอ
เก็บประวัติทุกฉบับ เทียบความต่างระหว่างฉบับได้ ไฟล์ที่ออกแล้วแก้ทับไม่ได้
เส้นทางอนุมัติตามจ ริง
ออกแบบเส้นทางเอง ทดลองวิ่งก่อนใช้ และเผยแพร่เป็นเวอร์ชัน ไม่ต้องปรับองค์กรตามระบบ
หลักฐานที่แก้ไม่ได้
บันทึกการใช้งานไม่มีปุ่มแก้หรือลบ รวมถึงการดาวน์โหลดและการพิมพ์
สิทธิ์ละเอียดถึงระดับตู้เอกสาร
สิทธิ์ 4 ชั้น ตอบผู้ตรวจได้ว่าทำไมคนนี้จึงอนุมัติเอกสารนี้ได้
PDPA อยู่ในตัวระบบ
บันทึกความยินยอม คิวคำขอใช้สิทธิ นโยบายเก็บรักษาและทำลาย และการระงับการทำลาย (legal hold)
เอกสารกับงานคุณภาพเชื่อมกัน
NCR → CAPA → คำขอแก้เอกสาร → ฉบับใหม่ → มอบหมายการอบรม
ราคาชัด ไม่ต้องขอใบเสนอราคา
ประกาศราคาแพ็กเกจบนเว็บ งานคุณภาพ (QMS) รวมอยู่ในทุกแพ็กเกจ
ติดตั้งในองค์กรได้
องค์กรที่ต้องเก็บข้อมูลเองติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์ขององค์กรได้ ส่วนแพ็กเกจ SaaS อยู่ระหว่างพัฒนา
ภาพหน้าจอจริงจากระบบ
ถ่ายจากข้อมูลตัวอย่างของบริษัทสมมติ
ทะเบียนเอกสาร: สถานะ เลขที่ และตัวกรองในหน้าเดียว
ออกแบบเส้นทางอนุมัติแบบลากวาง แล้วทดลองวิ่งก่อนใช้จริง
กระดานติดตาม: เห็นทันทีว่างานค้างอยู่ขั้นไหน
อนุมัติ ส่งกลับแก้ไข หรือพักงาน พร้อมบันทึกเหตุผลทุกครั้ง
CAPA แบบ 8D ตั้งแต่วิเคราะห์สาเหตุถึงตรวจประสิทธิผล
Skill matrix: ใครต้องรู้อะไร และอบรมแล้วหรือยัง
บันทึกการใช้งานรวมการดาวน์โหลดและการพิมพ์
อนุมัติจากมือถือผ่านเบราว์เซอร์ ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรม
ข้อมูลของคุณแยกขาด ตรวจสอบได้ และอยู่ภายใต้สิทธิ์ที่คุณกำหนด
ออกแบบตามแนวทาง ISO 9001 และ ISO/IEC 27001
แยกข้อมูลระหว่างองค์กร
ข้อมูลและไฟล์ของแต่ละองค์กรถูกแยกขาด และผ่านการทดสอบข้ามองค์กรก่อนปล่อยระบบ
สิทธิ์ 4 ชั้น
บทบาท กลุ่มสิทธิ์ สิทธิ์รายตู้หรือประเภทเอกสาร และสิทธิ์ตามบริบท ตรวจซ้ำที่เซิร์ฟเวอร์ทุกครั้ง
บันทึกการใช้งานที่แก้หรือลบไม่ได้
รวมการเปิด การดาวน์โหลด และการพิมพ์เอกสาร
ป้องกันระดับเว็บแอป
security headers จำกัดอัตราการเรียกใช้ และป้องกัน CSRF
สำรองและซ้อมกู้คืน
มีขั้นตอนสำรองข้อมูลที่ซ้อมกู้คืนจริงแล้ว
ผลทดสอบประสิทธิภาพ
ทดสอบที่ 10,000 เอกสารต่อองค์กร: P95 แดชบอร์ด 32 ms รายการเอกสาร 50 ms ค้นหา 156 ms
SaaS หรือติดตั้งในองค์กร
ทั้งสองแบบได้ DCC และ QMS ทุกโมดูล
| SaaS | ติดตั้งในองค์กร (On-premise) | |
|---|---|---|
| เหมาะกับ | องค์กรที่มีผู้ใช้ไม่เกิน 199 บัญชี | องค์กร 200 ผู้ใช้ขึ้นไป หรือที่ต้องเก็บข้อมูลไว้ในเครื่องของตัวเอง |
| รูปแบบราคา | ราคาต่อเดือน เลือกรอบชำระได้ (ดูหน้าราคา) | ซื้อขาด ติดต่อเราโดยตรง |
| ใครดูแลเซิร์ฟเวอร์ | KP Soft Tech | ฝ่ายไอทีของลูกค้า พร้อมคู่มือติดตั้งและปฏิบัติการ |
| การอัปเดต | KP Soft Tech อัปเดตให้ | ตามรอบที่ตกลงกัน |
| สถานะ | อยู่ระหว่างพัฒนา | พร้อมใช้งาน |
ราคาไม่รวม VAT 7% นับทุกบัญชีผู้ใช้ที่ใช้งาน (active account) ทุกบทบาท
คำถามที่พบบ่อย
ดู Docordia ทำงานกับเอกสารแบบของคุณ
กรอกแบบฟอร์ม เราจะส่งบัญชีทดลองใช้ระบบตัวอย่างให้ทางอีเมลทันที และทีมงานพร้อมนัดสาธิตตั้งแต่ออกเอกสาร อนุมัติ จนถึงหลักฐานที่ผู้ตรวจต้องการ