Controlled Copy และเอกสารยกเลิก จัดการอย่างไรให้ผ่าน Audit

ข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย โปรดตรวจสอบข้อความฉบับเต็มของมาตรฐานที่หน่วยรับรองของท่านใช้ตรวจ และขั้นตอนควบคุมเอกสารขององค์กรท่านก่อนนำไปใช้

เวลาผู้ตรวจประเมินเดินสายการผลิต สิ่งแรกที่มักหยิบขึ้นมาดูคือแผ่น WI ที่เสียบอยู่ข้างเครื่อง แล้วถามว่า "ฉบับนี้คือฉบับล่าสุดหรือเปล่า" ถ้าพนักงานตอบไม่ได้ หรือเปิดแฟ้มแล้วเจอสองฉบับซ้อนกัน finding ก็เกิดขึ้นทันที

ISO 9001 ข้อ 7.5.3 (อ้างอิงเลขข้อตามโครงสร้างของ ISO 9001:2015) กำหนดให้เอกสารพร้อมใช้และเหมาะสม ณ ที่และเวลาที่ต้องใช้ ได้รับการปกป้องจากการใช้ผิดวัตถุประสงค์ และควบคุมการแจกจ่าย การเข้าถึง และการเปลี่ยนแปลง (เช่น การควบคุมฉบับ) การกันไม่ให้ฉบับที่ยกเลิกแล้วถูกนำไปใช้จึงเป็นวิธีปฏิบัติหลักที่ตอบข้อนี้ (ภาพรวมของข้อนี้อยู่ในบทความ Document Control ตาม ISO 9001 ข้อ 7.5) บทความนี้เจาะเฉพาะเรื่องสำเนาเอกสารและเอกสารยกเลิก ซึ่งเป็นจุดที่องค์กรพลาดบ่อยมาก

สำเนาควบคุมกับสำเนาไม่ควบคุมต่างกันอย่างไร

สำเนาควบคุม (Controlled Copy) คือสำเนาที่ DCC ส่งไปยังจุดใช้งานและบันทึกไว้ในทะเบียน เมื่อเอกสารเปลี่ยน DCC มีหน้าที่ตามไปเปลี่ยนให้ ผู้ใช้จึงเชื่อได้ว่าสำเนาที่ถืออยู่เป็นฉบับปัจจุบัน

สำเนาไม่ควบคุม (Uncontrolled Copy) คือสำเนาที่ให้ไว้เพื่อข้อมูล เช่น ส่งให้ลูกค้า ผู้ตรวจ หรือใช้ประกอบการอบรม ไม่มีใครตามไปเปลี่ยนเมื่อเอกสารแก้ไข ผู้ถือต้องรู้ว่าอาจไม่ใช่ฉบับล่าสุด

ประเด็น	Controlled Copy	Uncontrolled Copy
วัตถุประสงค์	ใช้ปฏิบัติงานจริง	อ้างอิงหรือให้ข้อมูล
บันทึกในทะเบียนการแจกจ่าย	ต้องบันทึก	ไม่จำเป็น
เมื่อมีฉบับใหม่	DCC เปลี่ยนให้และเก็บฉบับเก่าคืน	ไม่มีการติดตาม
การชี้บ่ง	ตราสำเนาควบคุม หมายเลขสำเนา	ตราสำเนาไม่ควบคุม
ใช้ที่หน้างานได้ไหม	ได้	ไม่ควรใช้

ตราประทับและการชี้บ่ง

วิธีที่ใช้กันทั่วไปคือประทับตรา "CONTROLLED COPY" หรือ "สำเนาควบคุม" สีแดงหรือสีน้ำเงิน ซึ่งถ่ายเอกสารแล้วเห็นต่างจากต้นฉบับชัดเจน พร้อมช่องเขียนหมายเลขสำเนา (Copy No.) และลายเซ็น DCC ส่วนสำเนาไม่ควบคุมให้ประทับ "UNCONTROLLED COPY" หรือ "สำเนาไม่ควบคุม – ใช้เพื่ออ้างอิงเท่านั้น"

ข้อแนะนำเพิ่มเติม

• ใช้หมึกสีที่เครื่องถ่ายเอกสารขาวดำไม่สามารถเลียนแบบได้ สำเนาที่ไม่มีตราสีจึงมักรู้ได้ทันทีว่าเป็นสำเนาเถื่อน (แต่เครื่องถ่ายสีอาจเลียนแบบได้ จึงควรมีหมายเลขสำเนาและลายเซ็น DCC กำกับด้วย)
• ถ้าพิมพ์จากระบบ ให้ระบบพิมพ์ข้อความ เช่น "พิมพ์เมื่อ วันที่… ใช้ได้เฉพาะวันที่พิมพ์" ที่ท้ายกระดาษ
• อย่าใช้ตราแบบเดียวกันกับทุกเรื่อง จนพนักงานไม่สังเกตความแตกต่าง

ทะเบียนการแจกจ่าย (Distribution Register)

ทะเบียนการแจกจ่ายคือหลักฐานว่าองค์กรรู้ว่าสำเนาควบคุมทุกฉบับอยู่ที่ไหน คอลัมน์ที่ควรมีได้แก่

• รหัสและชื่อเอกสาร
• ฉบับแก้ไขที่แจก
• หมายเลขสำเนา
• จุดใช้งานหรือฝ่ายที่รับ
• ชื่อผู้รับและวันที่รับ
• วันที่เก็บคืนฉบับเก่า และชื่อผู้คืน

คอลัมน์สองช่องหลังเป็นส่วนที่มักว่างเปล่า ทั้งที่เป็นหลักฐานสำคัญมากเมื่อผู้ตรวจถามว่าฉบับเก่าถูกเก็บคืนแล้วหรือยัง งานส่วนนี้เป็นหน้าที่หลักของเจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสาร ดูรายละเอียดบทบาทได้ที่ DCC คืออะไร

การเก็บคืนเอกสารฉบับเก่า

ขั้นตอนที่ใช้ได้ผลในองค์กรส่วนใหญ่คือ "เปลี่ยนหนึ่งต่อหนึ่ง" (One for One) DCC นำฉบับใหม่ไปส่งด้วยตัวเองหรือผ่าน Sub-DCC ของฝ่าย แล้วรับฉบับเก่ากลับในคราวเดียว ไม่ปล่อยให้หน้างานส่งคืนเองภายหลัง

1. ตรวจทะเบียนการแจกจ่ายว่าฉบับเดิมมีกี่สำเนา อยู่ที่ไหนบ้าง
2. เตรียมฉบับใหม่ให้ครบจำนวนพร้อมตราสำเนาควบคุม
3. เปลี่ยนที่หน้างาน ให้ผู้รับเซ็นรับฉบับใหม่และเซ็นคืนฉบับเก่า
4. นับฉบับเก่าที่ได้คืนให้ครบตามทะเบียน ถ้าขาดต้องตามหาจนเจอหรือบันทึกเหตุผล
5. ทำลายฉบับเก่าโดยการฉีกหรือใช้เครื่องทำลายเอกสาร หรือชี้บ่งเป็นเอกสารยกเลิกถ้าต้องเก็บไว้

การกำหนดวันที่มีผลบังคับใช้ให้ตรงกับวันที่เปลี่ยนเอกสารจริงช่วยลดช่วงที่หน้างานไม่แน่ใจว่าควรใช้ฉบับไหน

เอกสารยกเลิกที่ต้องเก็บไว้อ้างอิง

บางครั้งองค์กรจำเป็นต้องเก็บฉบับเก่าไว้ เช่น ใช้สืบย้อนปัญหาคุณภาพของสินค้าที่ผลิตในช่วงนั้น หรือลูกค้ากำหนดให้เก็บประวัติแบบงาน ในกลุ่มยานยนต์ ข้อกำหนดเสริมของ IATF 16949 เช่น เรื่องอายุการเก็บบันทึกการออกแบบผลิตภัณฑ์และกระบวนการ ก็เป็นอีกเหตุผลที่ต้องเก็บประวัติไว้ ควรตรวจข้อความในมาตรฐานและข้อกำหนดเฉพาะของลูกค้า (Customer-Specific Requirements: CSR) ประกอบด้วย

หลักในการเก็บเอกสารยกเลิกมีดังนี้

• ประทับตรา "OBSOLETE" หรือ "ยกเลิก" ให้เห็นชัดทุกหน้าหรืออย่างน้อยหน้าแรก พร้อมวันที่ยกเลิก
• แยกเก็บในแฟ้มหรือตู้เฉพาะ ห้ามวางรวมกับเอกสารใช้งาน
• จำกัดผู้เข้าถึง เฉพาะผู้ที่ต้องใช้อ้างอิง
• ในไฟล์ดิจิทัล ย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่อ่านได้อย่างเดียว และเปลี่ยนสถานะใน Master List เป็นยกเลิก
• กำหนดอายุการเก็บ และทำลายเมื่อครบกำหนด

เอกสารกระดาษที่หน้างาน

แม้หลายองค์กรจะเก็บไฟล์ในระบบแล้ว แต่หน้างานยังต้องมีกระดาษ เพราะพนักงานไม่สามารถเปิดจอได้ทุกจุด สิ่งที่ควรทำเพิ่มคือ

• ทำบอร์ดหรือกล่องเอกสารประจำเครื่อง ระบุรายการเอกสารที่ควรอยู่ในจุดนั้น หัวหน้างานตรวจได้ทุกกะ
• เคลือบหรือใส่ซองพลาสติกกันน้ำมันและฝุ่น เพื่อให้อ่านออกตลอดการใช้งาน
• ห้ามเขียนแก้บนเอกสารควบคุมด้วยมือ ถ้าเจอจุดผิดให้แจ้ง DCC และออกใบขอแก้ไข
• ห้ามถ่ายเอกสารเพิ่มเอง ถ้าต้องการสำเนาเพิ่มให้ขอผ่าน DCC
• สุ่มตรวจหน้างานเป็นระยะ เทียบฉบับแก้ไขกับ Master List

Finding ที่ผู้ตรวจพบบ่อย

1. พบเอกสารฉบับเก่าและฉบับใหม่อยู่ในแฟ้มเดียวกันที่หน้างาน
2. พบสำเนาไม่มีตราควบคุม หรือถ่ายเอกสารซ้ำจากสำเนาควบคุม
3. ทะเบียนการแจกจ่ายไม่มีบันทึกการเก็บคืนฉบับเก่า
4. จำนวนสำเนาที่หน้างานไม่ตรงกับทะเบียน
5. มีการเขียนแก้ด้วยปากกาบน WI โดยไม่มีการอนุมัติ
6. เอกสารยกเลิกที่เก็บไว้อ้างอิงไม่มีการชี้บ่งว่ายกเลิก
7. ไฟล์ฉบับเก่ายังอยู่ในโฟลเดอร์ที่พนักงานเปิดและพิมพ์ได้

ลดภาระการเก็บคืนด้วยระบบ

ปัญหาเกือบทั้งหมดข้างต้นมาจากช่องว่างระหว่างทะเบียนกับของจริง ยิ่งเอกสารเปลี่ยนบ่อยเท่าไร การตามเก็บคืนด้วยมือก็ยิ่งหลุดง่ายขึ้น การให้ระบบเปลี่ยนสถานะฉบับเก่าทันทีที่ฉบับใหม่มีผล และบันทึกทุกครั้งที่มีคนพิมพ์เอกสาร ช่วยให้ DCC รู้ว่ากระดาษชุดไหนต้องตามคืน

Docordia เป็นระบบควบคุมเอกสาร (DCC) บนเว็บเบราว์เซอร์ รองรับไทยและอังกฤษ เก็บทุกฉบับแก้ไขและเปรียบเทียบได้ ไฟล์ที่ประกาศใช้แล้วเขียนทับไม่ได้ ฉบับใหม่มีผลเมื่ออนุมัติขั้นสุดท้ายและฉบับเก่าเปลี่ยนเป็นยกเลิกโดยอัตโนมัติ ประวัติการใช้งาน (Audit Trail) ที่แก้ไขหรือลบไม่ได้บันทึกการเปิด ดาวน์โหลด และพิมพ์เอกสาร และกำหนดสิทธิ์ได้สี่ระดับลงไปถึงตู้เอกสาร ช่วยควบคุมว่าใครเข้าถึงเอกสารยกเลิกได้